A tartalommenedzsment-rendszer működésének lényege az alábbiakban foglalható össze:
a rendszer felhasználói (adatgazdák) a változtatni vagy bővíteni kívánt tartalmi egység adminisztrációs felületén keresztül feltöltik az adatbázisba a frissítendő tartalmi elemeket. A rendszer a feltöltött tartalmakat – szükség esetén jóváhagyatás után – az előre meghatározott arculati sablonba beépítve megjeleníti a honlapon. Amennyiben új oldal került feltöltésre, úgy az oldal linkje automatikusan megjelenik az oldaltérképen és a menükben is.
Amennyiben a honlapon szerepelnek árlisták esetleg kereshető termékkatalógusok, úgy azok frissítése is hasonlóan történik. A frissítések ilyen esetekben megoldhatók szabványos formátumú (pl.: Excel .csv, .dbf stb.) adat-fájlok feltöltésével is, melyek használatával elérhető, hogy a honlapon található termékkatalógusok szinkronba kerüljenek az irodai készletnyilvántartásokkal.